eDok

• Dokumentenmanagement für Akten
• unverzerrte Daten in Echtzeit
• Erfüllung gesetzlicher Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten
• Detaillierte Regelung der Zugriffsrechte auf die Akten (z.B. bei Krankenstand, Karenz)
• Geräteunabhängigkeit
• modularer Aufbau
• Schnittstellen zur Anbindung an individuelle Systeme
• Privatsphäre & Sicherheit
• Spracheingabe (in Umsetzung)

„EDOK“ ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem für Beratungsdienstleistungen für Menschen mit Behinderungen. Es unterstützt Mitarbeiter*innen von Integrationsfachdiensten bei der erforderlichen Dokumentation und Archivierung der Akten sowie der eigenen Arbeit und ermöglicht so effizientes und erfolgsorientiertes Tun im Sinne der Klient*innen. Übersichtlicher Aufbau, geräteunabhängige, flexible und ortsunabhängige Einsatzmöglichkeit erleichtern operatives Handling und sichern zuverlässige, unverzerrte Daten in Echtzeit.

Projektbeschreibung

Die Verwaltungssoftware zur Organisation und Dokumentation der Betreuung der KlientInnen der Volkshilfe Arbeitswelt GmbH war veraltet. Jegliche Änderung waren aufwändig und mit hohen Kosten verbunden, die Datenbank entsprach in weiten Teilen nicht mehr den Anforderungen der MitarbeiterInnen. Daher wurde eine Neuimplementierung des Systems mit flexibleren Modulen gefordert. Die Erneuerung hatte zum Ziel, die Verwaltung und Organisation der Betreuung der KlientInnen zu vereinfachen und eine Software auf dem neuesten Stand der Technik (z.B. für mobilen Zugriff) zu erhalten.

Im Sommer 2018 erstellten Arbeitsgruppen von Beschäftigten und Projektleitungen der Bereiche Jugendcoaching, Arbeitsassistenz für Jugendliche und Arbeitsassistenz für Erwachsene einen Anforderungskatalog. Dieser diente als Basis für die Entwicklung des Kernsystems EDOK, das durch Module und Schnittstellen an unterschiedliche Anforderungen und Bereiche angepasst werden kann.

In der Entwicklung selbst wurden Testmodelle realisiert, durch MitarbeiterInnen der Volkshilfe Arbeitswelt evaluiert und Feedback in den weiteren Entwicklungsschritten eingearbeitet. Das Live-System entspricht dadurch nicht nur den Anforderungen der MitarbeiterInnen (z.B. Übersichten, Archivierungsfunktionen, Generierung von Berichten, mobile Einsatzmöglichkeit, leichte Übergabe von Betreuungsakten), sondern erfüllt ebenso gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten oder Löschvorgaben.

Durch den Einsatz von Open Source Komponenten werden Transparenz sowie langfristige Betreuung und Weiterentwicklung sichergestellt.

Fokus auf wesentliche Abläufe und Rollen

Um eine gute Übersicht bei wiederkehrenden Betreuungen einzelner KlientInnen zu gewährleisten, besitzt jede/r KlientIn eine sogenannte Mappe. In dieser werden die elektronischen Akte je nach Betreuungsziel abgelegt sowie Gesprächs- und Betreuungsverläufe dokumentiert.

Zur Gewährleistung einer übersichtlichen Verwaltung gibt es drei unterschiedliche Berechtigungsgruppen: AdministratorIn, ProjektleiterIn und MitarbeiterIn. Jeder dieser Benutzerrollen sind bestimmte Rechte zugewiesen. Filter und Suchmöglichkeiten unterstützen MitarbeiterInnen und ProjektleiterInnen bei der Durchführung ihrer täglichen Aufgaben.

Mit Hilfe von Exporten und Statistiken können die erforderlichen Nachweise (z.B. Erfolgsnachweise, Berichtswesen) gegenüber den Fördergebern und Ministerien erbracht und Controlling-Tätigkeiten durchgeführt werden.

Dokumentation vor Ort - Unabhängig vom verfügbaren Endgerät

Ein Augenmerk lag u.a. in der zeitgemäßen Nutzung, unabhängig vom Endgerät. Es kann sowohl von Notebooks aus gearbeitet werden, ebenso von Tablets oder Smartphones. Die Bearbeitung der Datenbank, sprich das Führen von Einträgen, nimmt auf individuelle Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen Rücksicht. EDOK ist so aufgebaut, dass ein elektronisches Archiv mit externem Hosting vorliegt. Somit entfällt das Archivieren und Führen von Handakten. Damit einher gehen die Einhaltung von Sicherheitsbestimmungen gem. DSGVO sowie eine Platzersparnis in den Büroräumlichkeiten der Mitarbeiter*innen.

Eckdaten zum Projekt

Projektstart: Juli 2018

Projektdauer: 14 Monate

Mehr Informationen zur Volkshilfe Arbeitswelt GmbH: https://www.volkshilfe-ooe.at